„Már megint hova raktam azt a számlát?”
Ha ez a kérdés nálad is rendszeresen felmerül, nem vagy egyedül. A vállalkozói élet tele van teendőkkel, és a számlák rendezgetése valahogy mindig a „majd később” listára kerül. A jó hír? Ma már rengeteg olyan egyszerű (és sokszor ingyenes!) eszköz létezik, amivel ezeket a feladatokat automatizálhatod, így több időd marad arra, ami igazán számít: építeni a vállalkozásod.
1. Digitalizálj, amennyit csak tudsz!
Az első lépés: szabadulj meg a papíroktól. Minél több számlát digitálisan kapsz, annál könnyebb őket rendszerezni.
👉 Tipp: ha még papírszámlákat is kapsz, egy jó minőségű mobilos szkenner app (pl. Microsoft Lens, Adobe Scan) OCR-t is használ – azaz felismeri a szöveget, így később könnyen kereshetővé válik a dokumentum.
2. Használj automatizálható számlázóprogramot
Ha még nem tetted, ideje áttérni egy okosabb számlázórendszerre. Olyan platformok, mint a Számlázz.hu, a Billingo, vagy a NAV Online Számla integrált megoldásai, automatikusan rendszerezik a számlákat, sőt:
-
értesítenek, ha kintlévőséged van
-
exportot készítenek a könyvelőnek
-
és akár banki összeköttetést is biztosítanak.
Ez nemcsak időt spórol, de segít elkerülni a büntetéseket is.
3. Automatizálás Zapierrel vagy Make-kel
Ha szereted a tech-es megoldásokat, a Zapier vagy a Make (Integromat) az egyik legjobb barátod lehet. Például:
-
ha kapsz egy számlát emailben, automatikusan feltölti a Google Drive-ba egy dátum szerinti mappába
-
vagy ha új számla készül a számlázódban, az adatok bekerülnek egy Google Táblázatba
Nem kell programozónak lenned, csak pár kattintás, és máris gördülékenyebben mennek a dolgok.
4. Okos mappastruktúra és fájlelnevezés
Egyszerű, de sokat segít: állíts be automatikus szabályokat, hogy a fájlnevek egységesek legyenek, például:
2025-04-06_K&H_Szolgáltatás.pdf
Így később villámgyorsan rájuk találsz – akár manuálisan, akár kereséssel.
5. +1 tipp: Könyvelői együttműködés turbózva
Beszélj a könyvelőddel! Lehet, hogy már ő is használ automatizálható platformokat, és simán be tudtok állítani egy olyan rendszert, ahol:
-
te csak feltöltöd a számlákat egy közös mappába
-
ő automatikusan megkapja azokat és elvégzi a dolgát
Egy jó workflow csodákat tesz!
Összefoglalás
Nem kell többé Excel-táblákat bogarászni és emailfiókok mélyére ásni egy-egy hiányzó számla után. Egy kis odafigyeléssel és pár automatizálással a számlakezelés szinte magától működik.
Ha most csak egyetlen tippet viszel magaddal: kezdd el egy helyre gyűjteni digitálisan a számláidat, és nézd meg, milyen appokkal tudod automatizálni a folyamatot. Hidd el, a jövőbeli önmagad hálás lesz érte.