Akár egyéni vállalkozó vagy, akár Kft-t vezetsz, biztosan ismered azt az érzést, amikor hirtelen kellene egy papír, de fogalmad sincs, melyik mappában van – vagy hogy egyáltalán el van-e mentve valahova.
A jó hír: nem kell könyvelőnek lenned ahhoz, hogy rend legyen a dokumentumaid között. Csak egy kis rendszer és néhány egyszerű szabály kell hozzá.
Összeszedtem, milyen iratokat érdemes mindig kéznél és rendszerezetten tartani – akár digitálisan, akár fizikailag.
1. Alapdokumentumok – a cég/egyéni vállalkozás „személyije”
-
Alapító okirat, társasági szerződés
-
Vállalkozói igazolvány vagy bejelentés másolata
-
NAV-hoz, cégbírósághoz benyújtott nyomtatványok
-
Adószámról, statisztikai számjelről szóló igazolás
-
Bankszámlanyitásról szóló dokumentum
📁 Tipp: Ezeket tárold külön mappában „Alapdoksik” címmel – ezekre van szükség bármilyen hivatalos ügyintézésnél.
2. Számlák és bizonylatok – a vállalkozásod pénzügyi naplója
-
Kimenő és bejövő számlák (digitálisan is elég, ha a könyvelőd is elfogadja)
-
Nyugták, pénztárgépes bizonylatok, postai szelvények
-
Bankkivonatok, bizonylatok banki tranzakciókról
-
Készpénzes kifizetésekről nyilatkozatok, jegyzőkönyvek
💡 Tipp: Ha digitálisan rendszerezed, hozz létre havi bontású mappákat („2025-04_Bejövő”, „2025-04_Kimenő”). A könyvelőd imádni fog!
3. Szerződések – ne csak aláírni tudd, tartsd is meg őket!
-
Ügyfelekkel, alvállalkozókkal kötött szerződések
-
Szolgáltatási és bérleti megállapodások
-
GDPR-hoz, adatkezeléshez kapcsolódó dokumentumok
-
Rendszeres szolgáltatásokhoz tartozó ÁSZF-ek, együttműködési feltételek
🔐 Tipp: Használj fájlnévben dátumot és partner nevét, pl. „2024-11_Szolgaltatasi_szerzodes_KovacsBT.pdf”
4. Adózással, járulékokkal kapcsolatos iratok
-
Havi/jelentési kötelezettségek nyomtatványai (pl. 08-as bevallás)
-
NAV értesítések, befizetési igazolások
-
TB-bejelentések, nyugdíj- vagy egészségbiztosítással kapcsolatos iratok
-
Könyvelő által küldött elszámolások, kimutatások
📨 Tipp: Ezekből is tarts meg digitális másolatot – a NAV postafiók néha eltűnik, de te ne ess pánikba.
5. Munkaügyi iratok (ha van alkalmazottad)
-
Munkaszerződések
-
Be- és kiléptetési dokumentumok
-
Bérjegyzékek
-
Szabadság- és jelenléti ívek
-
Munkavédelmi oktatások, jegyzőkönyvek
👥 Tipp: Ezt akár külön mappában kezeld, ne keveredjen a pénzügyekkel – főleg, ha HR-essel vagy külsős bérszámfejtővel dolgozol.
+1: Projektanyagok, jegyzetek, árajánlatok
Nem „kötelező”, de nagyon hasznos, ha az ajánlatokat, visszajelzéseket, ötleteket is egy rendszerben tárolod. Így vissza tudsz nyúlni egy régi munkához, és nem kell ezer e-mailt átnézned.
Összegzés – hasznos mini checklist:
✅ Alapdokumentumok
✅ Számlák, bizonylatok
✅ Szerződések
✅ Adózási iratok
✅ Munkaügy (ha releváns)
✅ Projektanyagok, jegyzetek
📦 Digitálisan dolgozol? Használj felhőt (pl. Google Drive, Dropbox), és állíts be jogosultságokat, hogy csak te vagy a könyvelőd férhessen hozzá.
